ระบบ EDI ประกอบด้วย 1) ข้อความมาตรฐาน (Standard messages) 2) ซอฟท์แวร์ และ 3) ระบบโทรคมนาคม ซึ่งจะกล่าวถึงองค์ประกอบทั้ง 3 ข้างต้นโดยสังเขปต่อไปนี้

EDI พัฒนาจากระบบการสื่อข้อมูลแบบวงจรปิดมาก่อน ดังนั้นการมีเครือข่ายกว้างขวางมากขึ้น ระบบที่ใช้จะต้องเป็นระบบเปิด ข่าวสารข้อมูลจะต้องเป็นมาตรฐาน ที่สามารถรับกันได้ เหมือนกับที่ มนุษย์จะติดต่อกัน ในสังคมที่พูดภาษาเดียวกัน สรุปแล้วก็คือ จะต้องสื่อภาษาให้ได้ความหมาย ที่ตรงกันนั่นเอง

ในรูป คอมพิวเตอร์ 2 เครื่องหรืออาจ 3 – 4 เครื่องก็ได้ ซึ่งสามารถติดต่อสื่อความกันได้รู้เรื่อง แต่ถ้าหากเพิ่มขึ้นเป็นอีกหลายๆ เครื่องอาจไม่สามารถสื่อความกันให้รู้เรื่องได้

การติดต่อระหว่างคอมพิวเตอร์จะต้องมีภาษาร่วมเพื่อจะได้สามารถรู้เรื่องกันได้คือ "EDI message" อาทิเช่น ในระบบ UN/EDIFACT หรือ EANCOM

ซอฟท์แวร์จะทำหน้าที่แปลงข้อมูล EDI message ให้เป็นภาษาธรรมดาเมื่อ EDI message ส่งถึงปลายทาง ขณะเดียวกันก็จะทำหน้าที่แปลงภาษาธรรมดาที่ต้นทางให้เป็นภาษา EDI message เพื่อส่งไปยังปลายทางด้วย นอกจากนี้ยังทำหน้าที่อื่นๆ ได้แก่ แปลงภาษาที่ไม่ใช่ EDI message ให้เป็น EDI message ช่วยดูแลข้อมูลที่อยู่ในแฟ้ม อินเตอร์เฟซ บริหารจัดการข่าวสารข้อมูลที่เข้าหรือออก รวมทั้งตรวจสอบ ควบคุมการทำงานของเมนูโปรแกรม และควบคุมการใช้โปรแกรมด้วยรหัส password

การทำงานของ EDI หลังจากซอฟแวร์แปลงข้อมูลที่คีย์เข้าให้เป็น EDI message ข้อมูลก็จะถูกส่งไปยังปลายทาง โดยระบบโทรคมนาคมโดยการส่งจะมีจังหวะ ระเบียบและกฎเกณฑ์ เพื่อความเรียบร้อย ไม่สับสน เปรียบเสมือนคน 2 คนพูดจาติดต่อกันถึงแม้พูดภาษาเดียวกันแต่ถ้าพูดพร้อมๆ กัน หรือแซงกันก็จะไม่รู้เรื่อง จะต้องพูดกัน สื่อความกันคนละที นอกจากนี้ยังจะต้องมีระบบหรือเครือข่าย เพื่อสำรอง (options) อีกหลายชุด อาทิเช่น ระบบคมนาคมลับส่วนตัว (private line communications) ระบบคมนาคมกับสายโทรศัพท์สาธารณะ ระบบ third party value added network service เป็นต้น