EDI ไม่ใช่เทคโนโลยีแต่เป็นกรรมวิธีการทำธุรกิจ การประเมินค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับ EDI ไม่ใช่เรื่องยาก แต่การประเมินว่า EDI จะให้ประโยชน์อย่างไรเป็นเรื่องค่อนข้างยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าขณะนั้นบริษัทยังไม่ได้ใช้ EDI อยู่ เนื่องจากไม่สามารถคำนวณเป็นค่าของเงินได้ การใช้ EDI บริษัทจะต้องตั้งความหวังไว้อย่างเหมาะสมถูกต้อง จึงเห็นคุณค่าของการลงทุนทำ EDI และควรมองคุณค่า ของ EDI ในแง่ของความสำคัญของข่าวสารข้อมูล

ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกัน EDI ประกอบด้วย

ค่าใช้จ่ายสำหรับการวางแผน - คือค่าใช้จ่ายต่างๆ ในระยะวางแผนที่จะวางระบบ EDI

ค่าใช้จ่ายสำหรับการพัฒนาระบบ - อาทิเช่นจัดหาซอฟท์แวร์ การอินเตอร์เฟซระบบ การปรับปรุงซอฟท์แวร์เพื่อให้ EDI สามารถใช้งานเต็มประสิทธิภาพ ฯลฯ

ค่าใช้จ่ายฝึกอบรมบุคลากร - นอกจากการฝึกอบรมบุคลากรของบริษัทเพื่อเตรียมพร้อมปฏิบัติงาน EDI หรือปฏิบัติงานสอดคล้องกับ EDI ยังรวมถึงการฝึกอบรมให้แก่บริษัทที่จะใช้ EDI ร่วมกัน วิธีการคำนวณค่าใช้จ่ายฝึกอบรมให้แก่บริษัทร่วมโครงการควรประมาณการจำนวนสัปดาห์ที่จะต้องใช้

ค่าใช้จ่ายดำเนินการ EDI - อาทิเช่น ค่าจ้างพนักงานรวมทั้ง ค่าดูแลบำรุงรักษา EDI interface

ค่าใช้จ่ายการรับ-ส่งข่าวสารข้อมูล - การรับส่งข่าวสารข้อมูลในระบบ EDI จะทำโดยผ่านเครือข่ายสื่อสาร ของเอกชนหรือทางการซึ่ง จะมีค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องธรรมดา

ประโยชน์และคุณค่าของ EDI คือ คุณภาพไม่ใช่ปริมาณ ดังนั้นจึงวัดลำบากไม่เหมือนกับประโยชน์
ดังจะกล่าวต่อไปนี้ซึ่งสามารถคำนวณเป็นตัวเงินได้

ประโยชน์ด้านนี้ค่อนข้างเห็นชัดเป็นจำนวนเงิน อาทิเช่น จำนวนของเอกสาร/โทรสาร ต่อระยะเวลาเช่น 1 ปี และค่าใช้จ่ายการปฏิบัติงานอาทิเช่น ค่าอุปกรณ์เครื่องเขียน ค่าซอง แสตมป์ เทเลกซ์ โทรศัพท์ ค่าถ่ายเอกสาร ฯลฯ รวมทั้งค่าใช้จ่ายในการรับ-ส่งข้อมูล บันทึกข้อมูล พิมพ์ ถ่ายเอกสาร เข้าแฟ้ม จัดทำเอกสารหลักฐาน ส่งไปรษณีย์ โทรสาร การควบคุมและแก้ไขข้อมูลที่ผิดพลาด (สำคัญมาก) ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลา การรับ-ส่งข้อมูลโดยตรงด้วย EDI จะป้องกันข้อมูลผิดพลาดซึ่งมัก เกิดขึ้นถ้าใช้วิธีอื่น ซึ่งประโยชน์ทั้งหมดนี้เมื่อคิดเป็นตัวเงินจะประหยัดได้หลายเท่าของวิธีการแบบเดิม

นอกจากนี้ยังมีประโยชน์ด้านอื่นๆ อีกเช่นเมื่อระบบสามารถรับ-ส่งเองได้ก็สามารถโยกย้ายกำลังบุคลากร ไปช่วยงานด้านอื่น การที่ไม่มีข้อมูลผิดพลาดสามารถช่วยลดการสูญเสียด้านต้นทุนกำไร หรือส่วนลด ขายสินค้าในราคาที่เหมาะสม ฯลฯ ซึ่งสามารถคำนวณเป็นตัวเงินได้

EDI จะช่วยลดขั้นตอนธุรกิจตั้งแต่ออกใบสั่งซื้อไปจนถึงส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าและออกใบส่งของ ทำให้ลดข้อมูลรายการสินค้าและบัญชีพึงรับ บริษัทสามารถบริหารจัดการเงินสด (cash flow) ได้ดีขึ้น และช่วยลดจำนวนเงินทุนหมุนเวียนที่จำเป็นต้องใช้ ความรวดเร็วคล่องตัว จะช่วยลดระยะเวลาการทำงาน ของพนักงาน ปริมาณของวัสดุที่จำเป็นต้องใช้และการจัดทำรายการสินค้า ซึ่งสามารถคำนวณเป็นตัวเงินได้

EDI ไม่เพียงแต่ช่วยให้ขั้นตอนธุรกิจรวดเร็วคล่องตัวเท่านั้น แต่ยังช่วยในการส่งของให้ลูกค้า จากข้อมูล ข่าวสาร ที่ติดต่อกันระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ ทั้งในด้านปริมาณและคุณภาพ การทำให้เรารู้ว่ามีของ และสามารถส่งของได้แน่นอนทำให้ไม่ต้องเก็บสต๊อคมากซึ่งสิ้นเปลือง

ประโยชน์ของ EDI บางอย่างสามารถคำนวณเป็นตัวเงินได้ก็จริง แต่ประโยชน์ที่แท้จริงและสำคัญที่สุดของ EDI คือด้านการวางแผนและกลยุทธ์ทางธุรกิจ ยกตัวอย่างเช่น สร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า สร้างสัมพันธภาพที่ดีร่วมกัน ส่งผลให้บริษัทได้ส่วนแบ่งตลาดเพิ่มขึ้น อำนาจในการแข่งขันสูงขึ้น ฯลฯ ประโยชน์ที่เป็นนามธรรมเหล่านี้ย่อมไม่สามารถคำนวณออกมาเป็นตัวเงินได้ชัดเจน แต่จะทราบได้จาก การที่มีลูกค้ามากขึ้น อย่างไรก็ดีถึงแม้ประโยชน์ดังกล่าวจะเกิดขึ้นชัดเจน หรือแม้แต่คำนวณเป็นตัวเงินได้ แต่การที่จะให้บอกว่า EDI จะช่วยให้ส่วนแบ่งการตลาดเพิ่มขึ้นเท่าใดเป็นเรื่องค่อนข้างยาก

เมื่อมองเผินๆ EDI จะเป็นการรับ-ส่ง ข่าวสารข้อมูลระหว่างกัน แต่การที่จะรู้ว่าจะได้รับประโยชน์อะไรนั้น จะต้องวิเคราะห์หมดทุกขั้นตอนของธุรกิจ รวมทั้งประสิทธิภาพทุกอย่างที่เนื่องมาจาก EDI และการพิจารณาว่าการลงทุน EDI คุ้มหรือไม่ก็ควรประเมินหมดทั้งองค์กรหรือทั้งบริษัท ไม่ใช่ประเมินแต่เพียงแผนกที่เกี่ยวข้องกับ EDI โดยตรงเท่านั้น ทั้งนี้การใช้ระบบคอมพิวเตอร์ อาจมีข้อดีที่เห็นได้ชัดมากที่สุดกับงานอย่าง เช่น ด้านบัญชี แต่กับงานอื่นๆ ประโยชน์ที่เกิดขึ้น ก็สามารถเห็นได้ชัดเจนเช่นกันเช่น ด้านการขาย ด้านการคลังและงบประมาณ