XML / EDI ประกอบด้วยหลักการหลายๆ อย่างด้วยกันคือ

• ใช้ XML ในระดับขั้นของการแลกเปลี่ยนข้อมูล
• ใช้ XSL ในการนำเสนอข้อมูล
• สามารถนำไปใช้ร่วมกับเทคนิคทางด้าน EDI แบบดั้งเดิม
• สามารถนำไปใช้กับเทคโนโลยีการสื่อสารทางอินเตอร์เน็ตแบบมาตรฐานเช่น HTTP FTP SMTP และ IP Routing
• ให้มุมมองที่มีศูนย์รวมอยู่ที่ตัวเอกสารเอง (Document centric views)
• ใช้เทคนิคการพัฒนาโปรแกรมยุคใหม่ เช่น Java , ActiveX เพื่อให้แต่ละโปรแกรมใช้ข้อมูลร่วมกันได้
• ใช้ Agent technology เพื่อการจัดการข้อมูล การแปล การแปลง การค้นหาข้อมูล

เราสามารถมองได้ว่า XML คือผลรวมของเทคโนโลยีปัจจุบัน 5 อย่างด้วยกันคือ

1. การแลกเปลี่ยนข้อมูลบนหลักการของ XML ที่กำหนดขึ้นใหม่
2. กระบวนการและโครงสร้างของธุรกิจบนมาตรฐาน EDI ในปัจจุบัน
3. กรอบความรู้ในการลอจิกของการควบคุมกระบวนการ (process control)
4. Data Bots ที่ทำหน้าที่พิเศษเฉพาะอย่าง
5. โครงสร้างที่ทำให้ความสัมพันธ์ของข้อมูลต่างๆ นั้นคงอยู่ได้

ทำไมถึงต้องเป็น XML

XML จะกลายเป็นภาษาพื้นฐานสำหรับ Web browser ในอนาคต XML/EDI ก็จะเป็นตัวหนึ่งที่พร้อม จะเจริญรอยตาม เนื่องจาก EDI แบบเก่าๆ นั้นสร้างมาจากด้านล่างสู่ด้านบน ทำให้ไม่สามารถใช้ทรัพยากร ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ ได้ ซึ่งนับว่าไม่เหมาะสมที่จะนำมาใช้งานในสถาการณ์ปัจจุบันอีกต่อไป การปรับเปลี่ยนมาใช้ XML/EDI ทำให้วงการ EDI สามารถใช้ประโยชน์ร่วมกัน จากต้นทุนในการพัฒนา และความก้าวหน้าในอนาคตได้

ในปี 1986 องค์กร ISO ได้ตีพิมพ์มาตรฐาน SGML ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถ

• แยกแยะหน้าที่และความหมายของแต่ละชิ้นของข้อมูลที่กำลังใช้ในการสื่อสารกันได้
• แยกแยะได้ว่าข้อมูลชิ้นไหนสมควรมีอยู่หรือไม่ และลำดับกันอย่างไร
• แยกแยะได้ว่าควรใช้โปรแกรมอะไรในการควบคุมกระบวนการเหล่านี้

SGML ถือเป็นพื้นฐานของโครงการด้านฐานข้อมูลขนาดใหญ่มาแล้วหลายๆ โครงการด้วยกัน และยังเป็น พื้นฐานของ HTML ซึ่งนำมาสู่ WWW เพื่อการเข้าสู่แหล่งข้อมูลขนาดใหญ่บน internet กุญแจสำคัุญที่ทำให้ HTML ประสบความสำเร็จก็คือการพัฒนาของ URL ซึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถแยกแยะแต่ละชิ้นส่วน ของข้อมูลข่าวสารที่เป็นเอกภาพมากขึ้น ทำให้การสื่อสารระหว่าง เครื่องคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องนั้น ได้พัฒนาไปมาก

ในปี 1996 ทาง W3C ได้ตั้งกลุ่มศึกษาขึ้นเพื่อที่จะทำให้การใช้งาน SGML นั้นง่ายขึ้นสำหรับ การส่งผ่านข้อมูลบน internet ผลคือการพัฒนาของ XML ซึ่งเป็นการรวมจุดเด่นของ SGML กับ HTML เข้าด้วยกัน XML ทำให้การทำธุรกิจบนระบบ Electronics ทำได้ง่ายเพราะ

• XML ทำให้ผู้ออกแบบสามารถกำหนดหน้าที่และความหมายของแต่ละชิ้นส่วนข้อมูลได้ง่าย ซึ่งสามารถเข้าใจได้ง่ายทั้งคนและเครื่อง
• XML ทำให้ผู้ออกแบบสามารถแยกแยะได้ถึงต้นตอของข้อมูลแต่ละส่วนจาก URL
• XML ทำให้ผู้ออกแบบสามารถกำหนดว่าข้อมูลชิ้นใหนอยู่ในกลุ่มไหน และจะลำดับข้อมูลได้อย่างไร
• XML สามารถบรรจุข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อระบุว่าใครเป็นผู้สร้าง ส่ง รับ และ ประมวลผลแต่ละข้อมูล และสามารถระบุตำแหน่งของโปรแกรมที่จะใช้ประมวลได้
• XML สามารถใช้ประโยชน์จาก HTTP รุ่นใหม่ๆ ได้

การรวม XML เข้ากับ EDI

XML สามารถนำมารวมเข้ากับระบบ EDI ที่มีอยู่แล้วโดย

• สร้างแบบฟอร์มที่ผู้ใช้สามารถเติมช่องว่างแล้วสร้างข้อความ EDI
• สร้างข้อความในรูป EDI ที่สามารถนำมาส่งผ่านระบบ internet หรือระบบ Network
• ทำให้ข้อมูลที่ได้รับในรูป EDI สามารถนำมาประมวลผลตามกฏเกณฑ์ที่วางไว้ และนำมาแสดงผลใน browser ที่ใช้อยู่แล้ว

XML สามารถนำมาเพิ่มเติมระบบ EDI ที่มีอยู่แล้วโดย

• ให้ผู้สร้างข้อความสามารถเพิ่มข้อมูลเฉพาะอย่างได้
• ให้ผู้สร้างข้อความนำข้อมูลมาแสดงได้ตามที่ผู้ใช้งานต้องการ
• ให้ผู้พัฒนาระบบสามารถออกแบบการให้ข้อมูลความช่วยเหลือแก่ผู้ใช้ได้ ตามความความเกี่ยวข้องกับแต่ละชิ้นส่วนของข้อมูลนั้นๆ
• รวมการตรวจสอบข้อมูลได้ที่ฝั่งผู้ใช้ได้เลย